Binnen de Rijksoverheid zijn afspraken gemaakt die ervoor zorgen dat alle departementen vanuit dezelfde principes communiceren. Dit geldt bijvoorbeeld bij voorlichtingsactiviteiten of communicatie over nog niet aanvaard beleid.
Informatie en communicatie
Het belangrijkste doel van de overheidscommunicatie is te voldoen aan het recht van de burger op informatie van de overheid. Dit recht ligt vast in de Grondwet en de Wet Openbaarheid van Bestuur. De overheid moet deze informatie actief openbaar maken.
Ook hebben burgers recht op communicatie door en met de overheid. Burgers kunnen informatie vragen van de overheid, meedenken, hun mening geven of een klacht uiten. Het is belangrijk dat zij de overheid makkelijk kunnen benaderen voor informatie. Dit betekent dat de overheid informatie geeft over de werking van de overheid en de besluitvormingsprocessen, nieuw beleid aankondigt en uitlegt, en burgers betrekt in verschillende fasen van het proces van beleidsvorming.
Een paar concrete voorbeelden:
- Informatie Rijksoverheid, het informatieloket voor burgers met vragen aan de overheid, beantwoordt jaarlijks een kleine 300.000 vragen. De website www.rijksoverheid.nl wordt miljoenen keren per jaar geraadpleegd.
- In de wekelijkse persconferentie vertelt de minister-president over wat in de ministerraad is besloten. Via publiekscampagnes op radio, televisie en internet wordt de burger geïnformeerd over het beleid van de overheid.
- De Belastingdienst probeert de procedure voor belastingaangifte en de aanvraag van toelagen zo makkelijk mogelijk te maken via internet.
Uitgangspunten overheidscommunicatie
Binnen de Rijksoverheid zijn afspraken gemaakt die ervoor zorgen dat alle departementen vanuit dezelfde principes communiceren. De Rijksoverheid past deze uitgangspunten overheidscommunicatie toe bij de toetsing van voorgenomen voorlichtingsactiviteiten (zoals campagnes), in persvoorlichting en woordvoering.
Zo moet de overheid bijvoorbeeld altijd duidelijk als afzender worden benoemd. Ook is de communicatie van de rijksoverheid altijd gericht op de inhoud van beleid en niet op de persoonlijke ‘imagebuilding’ van bewindspersonen. Een bewindspersoon zal dus ook nooit figureren in een spotje van de Rijksoverheid. Ook maakt de Rijksoverheid in haar communicatie altijd melding van de beleidsfase waarop de informatie betrekking heeft: is het al door het parlement aanvaard of niet?
De uitgangspunten worden waar nodig aangepast aan ontwikkelingen in de samenleving en het vakgebied. Zo wordt nu bijvoorbeeld gekeken naar wat de opkomst van social media betekent voor deze uitgangspunten.
Niet-aanvaard beleid
Voor communicatie over een beleidsvoornemen waarover het parlement zich nog niet heeft uitgesproken is de Richtlijn niet aanvaard beleid opgesteld. Communicatie over niet aanvaard beleid is soms wenselijk om de bevolking alvast te informeren, zodat de invoering van een nieuwe wet of regeling op het geplande tijdstip kan plaatsvinden. In andere gevallen kan eerder voorlichten nodig zijn omdat het thema breed in de maatschappelijke belangstelling staat en de overheid nog niet deelneemt aan de discussie.
In de richtlijn is vastgesteld dat communicatie over niet aanvaard beleid mag, mits:
- de informatie feitelijk van aard en zakelijk van toon is;
- de overheid herkenbaar is als afzender;
- gecommuniceerd wordt in redelijke verhouding tot anderen (proportionaliteit);
- inhoud van beleid centraal staat en niet de bestuurder;
- duidelijk wordt aangegeven in welke fase het beleid zich bevindt en hoe het verder gaat.
In de richtlijn wordt specifiek aandacht geschonken aan de mate waarin een onderwerp controversieel is. Daarnaast is in de richtlijn de tekst van een disclaimer opgenomen, die dient om een duidelijk onderscheid te maken tussen communicatie over niet aanvaard beleid en communicatie over aanvaard beleid.
Beslismodel vertalen
De Rijksoverheid vertaalt haar informatie in principe niet. Er zijn vaak doeltreffender manieren om allochtonen in Nederland te bereiken. Voor bepaalde doelgroepen en in bijzondere situaties maakt de overheid een uitzondering. Onderstaand overzicht geeft antwoord op de vraag of een vertaling nodig is.
In de RVD-Communicatiereeks ‘Afspraken’ is een uitgave (nr. 4 – Vertaalbeleid van de overheid) verschenen waarin de afspraken over vertalen van overheidsinformatie zijn vastgelegd. Deze uitgave licht de uitzonderingen toe, geeft advies in welke talen het beste kan worden vertaald en op welke wijze allochtonen wel goed in het Nederlands te bereiken zijn.
Uitgangspunten online communicatie rijksambtenaren
Internet biedt veel nieuwe mogelijkheden om kennis, ideeën en ervaringen te delen. Voor ambtenaren kan deze kennis een bron van informatie zijn voor nieuw beleid. Inzicht in de sentimenten en standpunten van publiek en deskundigen is nodig om beleid te maken dat wordt geaccepteerd. Andersom kan een ambtenaar met zijn kennis en ervaring iets betekenen voor de gemeenschap, of hij kan publiek en deskundigen betrekken bij beleidsontwikkeling.
De manier waarop rijksambtenaren online communicatie gebruiken om hun professionele taak te vervullen staat beschreven in de publicatie Uitgangspunten online communicatie rijksambtenaren.
